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15. April 2019, Know-how
 

Anleitung: Korrekte Verbuchung von Fehlern und Rücknahmen

In Spitzenzeiten ist das Servicepersonal grossem Stress ausgesetzt. Da können Fehlbestellungen schnell passieren. Dann beschwert sich auch noch der Gast an Tisch 4, dass sein Wein korkt. In diesen beiden Fällen ist es wichtig, die falschen Eingaben im Kassensystem zu korrigieren. Zum einen, um Umsatzverluste zu vermeiden und zum anderen um korrekte Lagerbestände in der Warenwirtschaft anzuzeigen. Doch wie genau korrigiere ich eine Fehlbestellung und wie verbuche ich eine Rücknahme? Können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch Fehler korrigiert werden, damit die Buchhaltung stimmt?

Wir zeigen auf, wie Fehler oder Rücknahmen korrekt im Kassensystem gepflegt werden und welche Auswirkungen dies auf die Buchhaltung und Warenwirtschaft hat. Zudem finden Sie am Schluss des Artikels auch noch eine Schritt für Schritt Anleitung zum Herunterladen.
 

Unterscheidung zwischen Fehler und Rücknahme

Vectron Kassensysteme enthalten eine Vielzahl an Funktionen. Eine der wichtigsten ist die Korrekturfunktion. Wo gearbeitet wird, passieren auch Fehler und diese müssen korrekt in der Kasse verbucht werden, damit es keine Auswirkungen auf die Buchhaltung oder Warenwirtschaft hat. Wir unterscheiden hier zwischen Fehler und Rücknahme. Ein Fehler in der Bestellaufnahme ist ein Storno(oder auch Korrektur genannt) und muss in der Kasse rückgängig gemacht werden. Ein Storno passiert aufgrund einer falschen Eingabe im Kassensystem. Rücknahmen hingegen sind buchhalterisch gesehen Ertragsminderungen. Eine Rücknahme wird gemacht, wenn zum Beispiel eine Flasche Wein zurückgeht, weil sie korkt oder die gelieferte Ware Fehler aufweist.

Insbesondere in der Verbindung mit dem Warenwirtschaftssystem ist es wichtig, dass eine Rücknahme korrekt verbucht wird, sodass der Lagerbestand stimmt.
 

Sofortstornos und nachträgliche Stornos

Einen Sofortstorno können Sie erfassen, wenn Sie den Fehler gleich bemerken. Vectron Kassen bieten für diesen Vorgang mehrere Varianten an. Sie als Kunde können entscheiden, nach welcher Variante Ihr Betrieb Stornos vornehmen möchte. Diese wird vorab im Kassensystem eingestellt. Die Kasse unterscheidet zwischen einem Storno des letzten Artikels oder der Auswahl einzelner Artikel einer Buchung bzw. Bestellung. Der Storno erfolgt dann über die Korrekturtaste auf dem Kassensystem. Ein neues Fenster wird geöffnet und Sie können dort den falsch gebuchten Artikel durch Antippen stornieren. Aber Achtung! Ein Sofortstorno kann nur gemacht werden, solange der Bon noch nicht abgeschlossen ist. Bemerken Sie zu einem späteren Zeitpunkt, dass ein Fehler passiert ist, können Sie auch diesen noch korrigieren. Meist ist dies jedoch den Hauptverantwortlichen im Betrieb wie z. B. dem Manager oder dem Geschäftsführer vorbehalten. In diesem Fall ist zu beachten, dass die Buchung dem Bediener zugeordnet wird, welcher der Fehler gemacht hat, da sonst die Bedienerabrechnung nicht mehr stimmt.
 

Korrigieren einer falsch erfassten Bezahlart

In der Gastronomie wird eine Bestellung oft mit der Bezahlart „Bar“ abgeschlossen, obwohl man zu diesem Zeitpunkt meistens noch nicht weiss, wie der Gast bezahlen möchte. Zahlt er dann mit Karte, kann dies nachträglich ganz einfach umgebucht werden. Dies ist zwar kein klassischer Storno, sondern dient lediglich dazu, den Finanzweg zu korrigieren.
 

Dank individueller Rechteverteilung minimieren Sie Betrug

Mit unseren Vectron Kassensysteme können Sie für jeden Bediener die entsprechenden Rechte einzeln bestimmen und behalten so eine gute Übersicht darüber, welcher Bediener, welche Funktionen ausüben darf. Dies schützt zwar nicht komplett vor Betrug, schränkt die Möglichkeit aber massgeblich ein.
 

Schritt für Schritt Anleitung der einzelnen Korrekturen

Wenn Sie an einer genauen Anleitung der einzelnen Korrekturbuchungen interessiert sind, können Sie sich diese gerne herunterladen.

Anleitung Storno Gastronomie
Anleitung Storno/Rücknahme Handel